ועד בית חיצוני, מתי ואיך

מה זה ועד בית חיצוני ומתי צריך למנות ועד-בית שכזה?

תפקיד ריכוז ועד בית נראה לעתים תפקיד קל, ואם עושים אותו נכון, הוא יכול להיות קל מאוד.
אבל התפקיד טומן בחובו מספר מוקשים, שלמעשה עושים אותו לתפקיד קשה שאף אחד לא רוצה לעשות אותו.

אז מהו הסוד וכיצד אפשר להצליח בתפקיד זה?

יש הרואים בתפקיד ועד הבית כתפקיד טכני, מין סוג של פקח או מתווך בין צרכי הבניין לקבלנים,
אני חושב שזהו רק חלק מהתפקיד, החלק האחר שבו הרוב נכשלים הוא תקשורת.
תפקיד ועד הבית לדעתי הוא קודם כל לתקשר את הבניין וצרכי תחזוקתו לדיירים ובעיקר לבעלי הבתים.
תקשורת נכונה תביא למצב שבוא יהיה אכפת לדיירים מהדברים הקורים בבניין, הם ירגישו שותפים, וכשאנשים מרגישים שהבניין באמת שייך להם, אז כל ההתייחסות לבניין ולתפקיד משתנה, ויש יותר הערכה ויותר סיוע ואכפתיות מצד הדיירים.

אז מה מטרת ועד הבית?

מטרת ועד הבית לדעתי היא בעיקרון נוגעת בשלושה נושאים עיקריים:

1. ריכוז כל המשימות הקשורות בתחזוקת הבניין
2. יצירת תקשורת בריאה ואכפתיות בין השכנים
3. שמירה על ערך הבניין המשותף

למעשה בגלל שכולם נכשלים בנושא 2 שציינתי , תפקיד ועד הבית הופך לתפקיד שאמנם לרוב נעשה בהתנדבות, לתפקיד סיזיפי, שלא מוערך כראוי אם בכלל, ומזמין רק התחככויות ומאבקים עם שאר השכנים.
מהסיבה הזאת, ברוב הבניינים, הדיירים מעדיפים שלא להתנדב ולא לעשות את התפקיד.

אז מה קורה כשאף אחד לא מעוניין להיות ועד-הבית?

כאשר אף אחד מהדיירים אינו מעוניין להיות בועד-הבית מכל מיני סיבות בין השאר קשיים מהותיים בנושאי אחזקה או עם ההתמודדות מול סרבנים, האופציות העומדות בפני הדיירים הם כדלהלן:

1. מינוי ועד בית בתשלום, מתוך הדיירים, כאשר יו"ר ועד-הבית והגזבר לא משתתפים בתחזוקת הבניין
2. מינוי ועד-בית חיצוני שיעשה את עבודת הגזברות ופיקוח על משימות התחזוקה
3. מינוי חברת ניהול\תחזוקה שתבצע גם את המנהלה מול הדיירים. 

הערה: לפי חוק המקרקעין אופציות 2 ו 3 מחייבות לפחות אדם אחד שישמש כנציגות הדיירים גם אם כל תפקידו זה להתעדכן מהוועד בית החיצוני.

לגבי אופציה 3 שימו לב, עובדי החברה לא מכירים את השכנים וכך הגבייה היא ללא מעורבות רגשית וגם עם פחות סבלנות וסובלנות. ולכן במידה ואין שיתוף פעולה מצד הסרבנים, אנשי החברה יפעלו באופן מיידי כדי למצות את הדין, באמצעות האגודה לתרבות הדיור, ההוצאה לפועל, או באמצעות תביעה כספית לבית המשפט. הדבר הזה בד"כ פוגע באופן ישיר באווירת השכנים בבניין, וגורם לדיירים להרגיש זרים בבניין שלהם.

כל נציגות ועד בית חיצוני, צריכה לעשות ביטוח לכל מקרה של צורך, להכין תקציב שנתי ותמיד לשלוט ולפקח על ההוצאות כדי שלא יגיעו למצב בעייתי בבנק. 

טיפים לניהול ועד-הבית 

ניהול ועד-בית באופן מוצלח הוא לא בהכרח כישרון אלא פשוט התנהלות נכונה מול המשימות ומול הדיירים, להלן מספר טיפים שיעשו לכם את מלאכת הניהול זורמת יותר:

1. תכנון שנתי, תכננו תקציב על סמך שנים קודמות ולזה להוסיף מידה מסויימת של הוצאות בלתי צפויות בהתאם לגיל הבניין, כך שאל תגבו "דמי ועד" מדויקים. לא ניתן לצפות את כל ההוצאות מראש ואם נשאר עודף בקופה תמיד אפשר לנצל זאת לשנה שאחרי. 
   תזכרו חשבון ועד-בית אין לו אשראי והוא לא יכול להיות במינוס
2. כשיש לכם תקלה או שיפוץ בבניין, תעבדו לפי ההוצאות הצפויות באותו חודש, ואם אין מספיק את מחלקים את התשלום לקבלן על פני מספר תשלומים. 
3. מדי פעם שווה לבדוק את גובה ההוצאות, ולבדוק את מחירי השוק
4. הוצאה בתחזוקת המעלית, ישנם חברות תחזוקה שמציעות תחזוקה מלאה + חלפים, כדאי לבדוק כל שנה את הסכום שהוצאתם על תיקון המעלית ואז אתם יכולים לדעת אם משתלם לכם להיכנס לעסקה שכזאת.
5. תעבירו את הבניין לתאורת לד, זה יזיל את חשבונות החשמל ויאפשר לכם גם נקודות עם תאורה קבועה
6. אופי העבודה עם כל קבלן שבהתחלה הכל מצויין, אח"כ ישנה ירידה, ואח"כ שיגרה, אין הרבה קבלנים בשוק ולא תמיד החלפת הקבלן היא הפיתרון, בניין שמחליף קבלנים באופן תדיר, שמו יצא לפניו ובסופו של דבר לא תמצאו קבלנים, לכן יש לשמור קשר עם הקבלנים (בעיקר קבלני ניקיון וגינון), דברו איתם, תראו להם שאכפת לכם, ואם הם החמיצו יום, דברו איתם תראו להם שאתם בעניינים. לעולם לא לכעוס. הם עושים את העבודה בשבילכם, ואנשים הם לא רובוטים. 
   מאוד חשוב לשמור את הדיירים מרוצים, אבל גם את הקבלנים.
7. כשאתם עושים אסיפת דיירים – רשמו פרוטוקול מסודר והפיצו אותו בהקדם בין הדיירים. כך ההחלטות יהיו בתוקף ומשמעותיות, ולא יהיו אח"כ ויכוחים מה הייתה ההחלטה.
8. כשאתם רואים שכנים, הקדימו להם שלום עם חיוך זה תמיד טוב ובפרט כשאתם בתפקיד ועד הבית.
9. כששכנים מתלוננים על דברים חשובים וגם על זוטות – התייחסו אליהם בנימוס, אל תכנסו לוויכוחים מיותרים, תרשמו, תכניסו לתכנית במידת הצורך, אבל הכי חשוב תראו להם שהתייחסתם ולקחתם את דבריהם לעומק.
   כבוד הדדי - יוצר תקשורת. ותקשורת טובה תעניק גם לכם סיפוק מהעבודה והשירות שנתתם
10. אנשים תמיד מבקרים ואומרים את דעתם גם כשלא ביקשתם, בכל ביקורת ישנה אינפורמציה שאתם צריכים, לכן הכילו, ואל תתביישו גם לבקש פידבקים חיוביים כשצריך.
    אנשים אוהבים לבקר, אנשים חכמים יודעים גם לפרגן
11. בניין דיירים הוא גם קהילה בה אנשים מדברים בינם לבין עצמם וישנה הוויה, ברוב הזמן אתם לא חלק מזה, אבל שירות אמין ומכובד יכניס אותכם לשיחת היום.
    הגדילו ראש ותראו בבניין, לא אוסף של משימות, אלא קהילה שאתם נותנים לה שירות, זה מייד יעשה את ההבדל